Klart myndighetsspråk – ett handlingsprogram
1/2014

Eivor Sommardahl

Klart myndighetsspråk – ett handlingsprogram

Alla finländska myndigheter ska enligt förvaltningslagen använda ett sakligt, klart och begripligt språk på båda nationalspråken. Men hur är det i verkligheten, omsätts förvaltningslagens krav i praktiken? Svaret är tyvärr nej, det är rätt få av våra myndigheter som kan stoltsera med enkla och klara texter.

För att myndigheternas texter ska bli bättre i framtiden har en arbetsgrupp vid undervisnings- och kulturministeriet utarbetat ett handlingsprogram för bättre myndighetsspråk. Handlingsprogrammet överlämnades till undervisningsminister Krista Kiuru den 30 januari.

Handlingsprogrammet innehåller flera olika förslag till åtgärder. En del av dem handlar om hur riksdagen och statsrådet kan skapa strukturer och arbetsformer som hjälper och uppmuntrar myndigheterna att använda ett gott språk, både när de kommunicerar med medborgarna och när de samarbetar med varandra. Bland förslagen finns en ombudsman för myndighetsspråket – en klarspråksombudsman – och en termbank för förvaltningstermer.  Utöver det föreslår arbetsgruppen att det stiftas en ortnamnslag. En klarspråksombudsman, en termbank och en ortnamnslag skulle tillsammans främja klarspråksarbetet på alla statliga och kommunala myndigheter, anser arbetsgruppen.

Handlingsprogrammet innehåller också rekommendationer till åtgärder inom hela den offentliga förvaltningen. Ett av förslagen är att det ska utarbetas gemensamma anvisningar för myndigheterna. Bland annat behövs anvisningar för planeringen och den språkliga utformningen av namn, tjänstebeteckningar och termer inom den offentliga förvaltningen. Som situationen är nu skapas namnen och termerna i stor utsträckning utan att fackmän inom termarbete och språk- och namnvård medverkar, vilket ofta leder till misslyckade lösningar.

Tid för skrivande och personliga möten

I handlingsprogrammet uppmanas varje enskild myndighet att verka för ett bättre myndighetsspråk. Myndigheten kan till exempel utse en egen klarspråksansvarig och en intern grupp som arbetar för ett bättre språk. Dessutom kan myndigheterna höja kvaliteten på sina texter genom att avsätta tillräckligt med tid för textproduktion och översättning, och också ta med dessa arbetsmoment i sina processbeskrivningar. 

För att de anställda ska få stöd i det dagliga skrivarbetet ska myndigheterna ha klarspråkshandledningar på sitt intranät. Dessutom föreslår arbetsgruppen att myndigheterna informerar allmänheten på internet om hur ärendeprocesserna går till, men framhåller samtidigt att kommunikationen inte får bygga enbart på texter. Medborgarna måste också ges möjlighet till personliga möten, eftersom muntlig kommunikation i vissa situationer är det bästa och mest effektiva för alla parter.

Universitet och yrkeshögskolor är autonoma institutioner, men trots det ger handlingsprogrammet rekommendationer även till dem. Det är viktigt att det på alla nivåer efter grundskolan ingår tillräckligt mycket undervisning i finska eller svenska för att de studerande ska lära sig behärska språket inom sitt fackområde och också kunna kommunicera begripligt med lekmän. Därför anser arbetsgruppen att universiteten bör skriva in riktlinjer i sina strategidokument om hur finska och svenska ska användas vid sidan av andra språk i den akademiska undervisningen, i forskningen och inom förvaltningen.

Handlingsprogrammet innehåller många fler förslag till åtgärder än de som jag nämnt här, och också klarspråkstips för myndigheter och för enskilda anställda.

Eivor Sommardahl
Skribenten är myndighetsspråkvårdare på Institutet för de inhemska språken.

I denna tidskrift: 1/2014