Att aktivt tänka på läsaren skapar bättre texter
3/2020

Caroline Elgert

Att aktivt tänka på läsaren skapar bättre texter

Klarspråk ses i dag som en allt mer självklar del av myndighetskommunikationen. Att konkret genomföra och tillämpa klarspråk kan ändå vara svårt, men några som lyckats med detta är två anställda vid svenska bildningstjänster i Esbo.

Att tänka på läsaren genom hela skrivprocessen skapar bättre texter – till och med utan att man direkt tar andra klarspråksråd i beaktande. Detta visar min pro gradu-avhandling som undersöker klarspråk i koppling till skrivprocessen vid svenska bildningstjänster i Esbo stad. Avhandlingen innehåller en analys av en informationsbroschyr som är riktad till vårdnadshavare i Esbo vars barn ska börja ettan, och intervjuer med två anställda vid Esbo stad som redigerat denna broschyr. Redigerarna lyckas nämligen ta läsaren i beaktande på många olika sätt både under skrivprocessens gång och i broschyren. Samtidigt uppfyller texten många av de klarspråksprinciper som rekommenderas för myndighetstexter.

Det finns en klyfta mellan redigeringen av texten och redigerarnas klarspråkstänk.

Min fallstudie visar ändå att det finns en klyfta mellan redigeringen av texten och redigerarnas klarspråkstänk. Under intervjuerna gav redigerarna många konkreta svar på hur broschyren blivit bättre efter redigeringen, och många ändringar i texten kunde direkt eller indirekt kopplas till den tänkta läsaren. Men när jag uttryckligen frågade om klarspråk i den undersökta broschyren uteblev de konkreta beskrivningarna och diskussionen blev kort. Redigerarna berättade att de försökt och funderat, men att mer arbete för klarspråk skulle behövas.

Klarspråkstänk som en del av skrivprocessen

De klarspråksprinciper som finns kan i många fall kopplas till läsaren, både indirekt och direkt. Att aktivt tänka på läsaren under skrivprocessen skapar bland annat en tydligare bild av vad läsaren vill veta, vad läsaren ska göra med informationen i texten och vad som är det viktigaste för läsaren. Detta påverkar såväl val av innehåll som disposition, meningsföljd och ordval. Med hjälp av detta kan textens helhet, innehåll och språk anpassas till mottagaren.

Trots att redigerarna inte hänvisat direkt till klarspråk, kan ändringarna de gjort ändå kopplas till klarspråk. Redigerarnas ändringar är nämligen starkt förankrade i klarspråkets grundtanke – att skriva för läsaren. Många av redigerarnas motiveringar liknar också de som används för klarspråksprinciperna, till exempel att placera det viktigaste först, att helheterna ska hänga samman på ett logiskt sätt och att innehållet ska vara relevant och tydligt. Redigerarna tog dessutom under intervjuernas gång ofta upp aspekter som handlade om läsaren.

Klarspråkstänket fungerar som en integrerad del i skrivprocessen.

Exempel på kopplingen till klarspråk är broschyrens helhet, disposition och innehåll. Redigerarna ville placera det viktigaste först. I detta fall utgick redigerarna från det som var aktuellt och relevant för många läsare. Viktig information, till exempel om beslut och kostnader, lades till och abstrakta meningar förenklades eller förkortades. Redigerarna ville att nivån på språket i broschyren skulle vara både vardaglig och lättförståelig – vilket till exempel uppnåddes genom du-tilltal och ett konkret och vardagligt språk.

Redigerarna funderade under processens gång mycket på läsaren, och de flesta ändringar i broschyren kunde härledas till den tänkta läsarens situation, förkunskaper och intressen. Detta tyder på att klarspråkstänket fungerat som en integrerad del i skrivprocessen, vilket lett till konkreta resultat och förbättringar i den undersökta broschyren.

Klarspråk handlar om inställning

I min studie handlar den viktigaste aspekten för genomförande av klarspråk om redigerarna själva och deras inställning till skrivandet och redigeringsprocessen. Explicita verktyg och hjälpmedel kan underlätta klarspråksarbetet, men det är de bakomliggande aspekterna som verkligen kan skapa möjligheter för klarspråk: en positiv syn på klarspråk (eller förbättring av texter), samarbete och tid.

Klarspråk handlar inte endast om bra texter på menings- och ordnivå, utan om helheten. Eftersom fallstudiens redigerare har utgått från läsarna under hela processen, har detta också fått genomslag och syns i broschyren som helhet. Redigerarna har dessutom inte endast haft mottagaren i åtanke, utan haft en tydlig bild över målgruppen. Detta kan bero på att redigerarna är väl insatta i verksamheten och även känner till, har kontakt med och har kunskap om mottagaren.

Tips för klarspråk

Precis som allt skrivande är också klarspråk en process; man kan till exempel implementera klarspråk stegvis och delvist i arbetet. Det behöver inte vara ett stort och tidskrävande projekt, utan klarspråk kan bli en självklar del av arbetet. Det viktigaste är att klarspråkstänket blir en medveten del av processen, oberoende av om detta uttryckligen handlar om just klarspråk. Det finns inte heller en exakt gränsdragning för när en text räknas vara ”klarspråkig” – alla klarspråksprinciper måste inte uppnås för att en text ska vara tydlig och begriplig.

Min studie tyder på att man kan uppnå konkreta resultat genom att aktivt inkludera den tänkta läsaren eller mottagaren under processens gång. De viktigaste frågorna man kan ställa sig när man skriver eller redigerar en text är: Vad vill mottagaren veta? Vad ska mottagaren göra? och Vad är det viktigaste för mottagaren?

Man kan uppnå konkreta resultat genom att aktivt inkludera den tänkta läsaren under processens gång.

En god redigering av en text innebär att helheten, innehållet och språket ses över. Det handlar alltså inte endast om att uppdatera sådan information som har ändrats. Detta kräver i sin tur att tillräckligt med tid ges åt skriv- eller redigeringsprocessen. Samtidigt är det också viktigt med fungerande samarbeten och möjligheter till att diskutera och bolla tankar med andra anställda.

Klarspråk kan ses som något abstrakt och tidskrävande, men min avhandling visar att det inte behöver vara det. Klarspråkstänket kan bli en fungerande del av arbetet, och genom att aktivt tänka på läsaren skapar du bättre texter.

Caroline Elgert
Skribenten är magister i nordiska språk och har tidigare jobbat på Språkinstitutet. Foto: Sonja Holopainen