Gott språk är klart språk
1/2007

Sonja Vidjeskog

Gott språk är klart språk

Hur ska myndigheterna skriva för att bli förstådda? Vilka är kriterierna för klarspråk? I november i fjol hölls den fjärde nordiska klarspråkskonferensen i Gilleleje i Danmark.

I november lockade temat Gott språk är klart språk ett femtiotal deltagare till en nordisk klarspråkskonferens i Gilleleje, Danmark. Den tre dagar långa konferensen handlade om myndigheternas språk, och i all synnerhet om kommunernas. Temat var synnerligen aktuellt i Danmark, som liksom vi har en omfattande kommunreform på gång.

Det konstaterades i början av konferensen att arbetet för ett klart offentligt språk har kommit en god bit på väg. Även om klarspråksarbetet har seglat i medvind återstår ändå mycket att göra. Det beror på att kommunikationsvillkoren förändras och nya behov kommer till. Bland annat minskar de tryckta texterna medan webbtexterna ökar. Vidare har myndigheternas information utvecklats i riktning mot högre grad av kommunikation. I slutdiskussionen konstaterades dessutom att den muntliga kommunikationen skulle vara betjänt av att klarspråksarbetet vidgas så att det också skulle komma att omfatta rekommendationer för t.ex. möten.

Under konferensen ställdes många frågor, och fastän en stor del av frågorna på intet sätt var nya belystes de på ett sätt som gav aha-upplevelser.

Vad är klarspråk?

Alla var överens om att det språk som går ut till allmänheten ska vara klart. Men vad är klart språk? Vänder man på konferensens tema, gott språk är klart språk, får man ett svar: klart språk är gott språk. Och i målen för språkvården i Sverige sägs det att det offentliga språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt.

Ett annat kännetecken för klarspråk är att det ska vara precist. Uppfattningen om vad som är precist kan emellertid variera så, att det som är precist för fackfolk nödvändigtvis inte är precist för allmänheten, eller tvärtom. Leif Becker-Jensen, från Roskilde Universitetscenter, gav som exempel att den allmänna uppfattningen bedömer juristspråket som precist. I själva verket är juristspråk oprecist, eftersom det ska vara öppet för att möjliggöra allmängiltighet.

Däremot är klarspråk nödvändigtvis inte kort. Erik Wellanders klassiska uppmaning skriv klart, skriv enkelt, skriv kort, skriv svenska mötte således invändningar. Det korta är inte per definition det klara. Tvärtom kan det ibland behövas en längre förklaring för att budskapet ska kunna ha en enklare form men ändå vara klart. Annars löper det kanske risk för att tunnas ut, vilket inte behöver vara önskvärt. Klarspråk är alltså inte reducerat språk.

Förutom att klart språk är förståeligt bör det ha rätt stilläge. Detta kännetecken är kopplat till ett av de drag som hör till de mest centrala, nämligen att det ska vara mottagaranpassat.

Varför ska vi ha klarspråk?

Trots att klarspråk numera ses som ett självklart inslag i informationssamhället saknas det inte utmaningar. Niels Davidsen-Nielsen, från Dansk Sprognævn, påpekade i sitt hälsningsanförande att frågan om klarspråk inte längre är om utan hur. Trots det är varför alltjämt en aktuell fråga.

Behöver klarspråk trots allt motiveras finns ett starkt argument i demokratiaspekten. En följd av det ökade informationsflödet är att kraven på läs- och skrivförmåga hela tiden ökar, men det finns grupper som inte har tillgång till det offentliga språket. Inte minst för deras skull behövs klarspråk.

Begriplighet är dock inte det enda kriteriet. Eva Olovsson, från den nygrundade språkvårdsmyndigheten Språkrådet i Sverige, hänvisade till en enkät som gjordes våren 2006. Språkvårdarna ville kartlägga vilket stöd de olika myndigheterna önskade sig. Effektivitet överlag men också kostnadseffektivitet visade sig vara mål som eftersträvades. Myndigheterna ville således förbättra servicen genom att skriva begripligt bland annat för att budskap som går fram kostar mindre.

En annan beaktansvärd ekonomisk aspekt är att klart språk är billigare att översätta. I informationssamhället sker mycket verksamhet parallellt på flera språk, vilket för med sig att texter ska översättas. Den som har erfarenhet av översättning vet att en snårig text är så gott som omöjlig att översätta. Eller som direktören för Dansk Sprognævn, Sabine Kirchmeier-Andersen, uttryckte det: ”Garbage in – garbage out”. En klar text är lättare att översätta, och parallellspråkigheten blir därmed billigare att upprätthålla då originalet har ett klart språk.

Grete Riise, som arbetar som rådgivare på en länsmyndighet i Norge, lyfte fram klarspråkets marknadsvärde. Det är god reklam för en överordnad myndighet ifall de texter som går ut är klara och begripliga. Dessutom föregår myndigheterna med gott exempel genom att texterna har stor spridning och ofta blir citerade.

Kostnaderna kan alltså hållas nere genom att begripliga budskap når fram till mottagarna. I förlängningen ger det givetvis dessutom bättre och tryggare service. Utöver det förväntas dagens myndigheter vara både serviceinriktade och tillgängliga. Insyn och öppenhet blir därför allt viktigare. Att medvetet dölja sig bakom oklart språk fungerar inte i dag.

Däremot kan myndigheterna missa målet genom att inte ta reda på mottagarnas informationsbehov. Enligt Claus Stoerbo är det nödvändigt att fråga sig vems behov som är grund för kommunikation. Han påpekade exempelvis att kommunerna inför den danska kommunreformen har sagt många fina ord om kommunsammanslagningen. Däremot har det inte gjorts någon intresseanalys, varför kommunerna de facto inte vet om de ger ut den information mottagarna vill ha och behöver.

Hur ska vi få klarspråk?

För att klarspråksarbetet ska ge resultat behövs både traditionella metoder men också nytänkande. Ulla Jacobsen, kommunikationschef vid Erhvervs- og Byggestyrelsen i Danmark, var en av dem som betonade att webbinformationens ökade betydelse leder till ett utbildningsbehov, eftersom skribenterna måste lära sig skriva på ett nytt sätt. Klarspråk kräver alltså professionell personal. Leif Becker-Jensen varnade emellertid för att se skrivkurser som ett kommunikationstekniskt problem: bara det ordnas kurser så är problemet löst. Han visade på ett avsevärt större problem, som utgör isbergets osynliga del, nämligen attityder och institutionella betingelser. Han menade att kurser inte behöver leda till önskat resultat trots att deltagarna lär sig skriva klart. Det kan till exempel finnas underliggande föreställningar om att myndigheter mister sin trovärdighet om de kommer för nära läsaren, genom att använda läsartilltal. Becker-Jensen hävdade att det är mycket svårt att lära någon skriva så att det bryter mot deras föreställningar. Utbildning är därmed inte bara en resursfråga utan i hög grad en fråga om språkkultur.

En annan tendens är att den rena informationen utvecklas till kommunikation, med öppenhet och insyn. Kvalitetskontroll är ett givet inslag i utvecklingsarbetet, och ett sätt att garantera kvalitet och tillgänglighet är att synliggöra myndighetens kommunikation på intranät. Eftersom alla anställda då har full insyn är det enligt Ulla Jacobsen enklare att få en enhetlig professionell kommunikation. Skribenterna kan använda varandra som modeller. Det är också lättare för nya medarbetare att komma in i myndighetens textstrategier.

För att texterna ska blir begripliga behövs slutligen rätt perspektiv. Här bidrog Thomas Andreasen med tankeväckande synpunkter. För att vi själva som skribenter känner till ett fenomen utgår vi från att alla andra också gör det. Andreasen betonade vikten av att sätta sig in i mottagarens situation, något som förutsätter att man har upplysningar om mottagaren, t.ex. vet en hel del om hans eller hennes språk, begreppsvärld och behov. I ett okänt informationsrum letar mottagaren nämligen efter en referenspunkt i informationen, dvs. efter något som personen känner igen sig i. Därför är det viktigt att skribenten kan ta utgångspunkt i det han eller hon vet om mottagaren.

I arbetet med en webbportal som informerar om den danska kommunreformen hade man beaktat det här problemet. Man hade först utgått från olika typer av personer som kunde tänkas använda informationen. Därefter hade man genomfört ett test med hjälp av verkliga människor som svarade mot de fiktiva användarna. Där hade det bland annat framkommit att begrepp som var självklara för skribenterna hade vållat mottagarna stora problem. På så sätt hade man kommit fram till att uttrycket ansvarig myndighet var svårt för många.  Därför byttes det ut mot myndighet på området.

En annan aspekt som hade kommit fram var att kommunerna ofta ser invånarna i förhållande till deras livscykel. Sålunda är webbinformationen i hög grad ordnad efter vilken åldersgrupp olika ärenden hör till: småbarn, skolelever, vuxna eller äldre. Invånarna själva befinner sig i nuet och sök­er snarare information om ett konkret problem. För att hitta det de söker måste de emellertid först gå till rätt åldersgrupp. Ur användarnas synvinkel är det primära dock inte hur gamla de är.

Kommunicera mindre?

I slutdiskussionen kom Niels Davidsen-Nielsen med ett lite provokativt inlägg. Han frågade sig om vi inte kunde undvika en del problem genom att kommunicera mindre. Eftersom mycket kommunikation ger många problem, ger mindre kommunikation förmodligen färre. Behöver så mycket läggas ut till exempel på webben?

Visserligen ligger det något i påpekandet, för den stora mängden information gör det onekligen svårare att hitta. Det är dock ett faktum att kommunikation är ett sätt att bygga broar. Klarspråkskonferenser är i sig ett gott exempel på det. De fyller en viktig funktion som nätverk för dem som intresserar sig för klarspråksfrågor, och det lär inte saknas uppslag till teman för framtida klarspråkskonferenser.

Sonja Vidjeskog
Sonja Vidjeskog är vice ordförande i Svenska språknämnden i Finland. Hon arbetar vid Åbo Akademi på Centret för språk och kommunikation.