Klarspråk sparar tid, pengar och liv
3/2011

Sonja Vidjeskog

Klarspråk sparar tid, pengar och liv

Den internationella klarspråkskonferensen Plain lockade ett par hundra deltagare till Stockholm i juni. Det var den åttonde konferensen i ordningen, och av naturliga skäl fanns det flest representanter för nordiska och europeiska klarspråksintresserade.

Bland de internationella deltagarna fanns långväga gäster från Nordamerika, Sydamerika, Afrika, Asien samt Australien och Nya Zeeland. Det rådde en familjär atmosfär som skvallrade om att många hörde till de aktiva inom den förening i vars regi konferensen ordnas vartannat år på olika håll i världen.

Årets konferens i Stockholm hade som huvudtema att arbeta för ett gemensamt ramverk, en standarddefinition av klarspråk. Av de nästan 70 föredragen handlade merparten ändå om det praktiska arbetet med ett klart och begripligt språk i olika offentliga aktiviteter – både med myndigheter och privata organisationer som ansvariga. Föredragshållarna gav talande exempel på fördelar som åstadkommits genom medvetet arbete för att tydliggöra dels olika typer av information, dels enskilda dokument. Som motvikt gavs även många avskräckande exempel på misslyckanden som lett till onödiga merkostnader och till och med förlust av människoliv när budskapet inte nått mottagaren.

Klarspråk är demokrati
Vid sidan om enskilda exempel togs också den klassiska klarspråksfrågan upp: ett klart och tydligt språk främjar transparens i det moderna samhället och individens rätt att ta del av information. I sitt öppningstal hänvisade Sture Allén till demokratiaspekten och lyfte fram ett klart och begripligt språk som en hörnsten i ett demokratiskt samhälle som Sverige. Den enskilda människan har rätt att förstå information som på något sätt berör henne. Den rätten betonade också direktören för Språkråd­et, Lena Ekberg, i sitt anförande om den svenska språklagen från 2009. Där utgår den så kallade klarspråksparagrafen från den enskildes tillgänglighet till språk.

Vad det leder till om en informationsansvarig inte förmår paketera sitt budskap i en begriplig form gavs en del konkreta exempel på. Joanne Locke är språkkonsult vid Center for Plain Language i USA och beskrev vilken nyckelroll klarspråksbegreppet har fått i diskussionerna kring riktlinjerna för den amerikanska folkhäls­an. Centrets kriterier för ett klart språk är att de avsedda mottagarna lätt ska kunna hitta den information de behöver, förstå innebörden i den och därefter kunna agera på ett ändamålsenligt sätt. Joanne Locke hävdade att utebliven förståelse måste ses som ett misslyckande och att en patient som inte förstått den information som berör hans eller hennes hälsotillstånd kan anses ha blivit utan vård.

Klarspråk sparar tid
Ett annat centralt argument är att klarspråk sparar tid. Det var ett budskap som Sally McBeth, ledande språkkonsult från Kanada, förde fram. Hon beskrev en omarbetning av ett formulär för ansökan om studiefinansiering för postgymnasiala studier i den kanadensiska provinsen Manitoba. Vid omarbetningen togs hänsyn till beteenden som konstaterats känneteckna mottagare när de fyller i formulär. Man konsulterade också handläggarna för att få veta vilka missar ansökningarna brukade innehålla. Utgående från den informationen gjorde man förändringar såväl i layouten som i textens struktur och språkliga utformning. Efter omarbetningen framhävdes viktig information grafiskt med fokus enligt användarnas behov. Texten fick vidare ett mer läsarvänligt typsnitt. Innehållet ordnades i en logisk ordningsföljd ur läsarperspektiv. Rubriker och typsnitt återspeglade den huvudsakliga strukturen. Grundläggande information kom tidigt, och komplicerade sakfrågor framställdes i viss mån grafiskt. Alternativt bröts innehållet upp så att delfrågor behandlades i tur och ordning. Å andra sidan fördes närliggande innehåll ihop i stället för att det tidigare hade varit splittrat på olika ställen i formuläret. Termer förklarades och användes konsekvent m.m. Förbättringarna av formuläret visade sig som väntat ge positiva effekter, student­erna var efteråt mindre frustrerade och det gick mycket snabbare att fylla i låneansökningen.

Klarspråk sparar pengar
Tid kostar pengar, varför tidsinbesparing automatiskt innebär ekonomisering. Dessutom är resultatet en viktig ekonomisk aspekt på just ansökningar. Ifyllaren kan visserligen tycka att ansträngningen var mödan värd om lånet beviljas. Men en stor olägenhet är troligen att svåra formulär oftare leder till att ansökan avslås på grund av bristfälliga uppgifter. I samband med bränderna i Australien lämnades ett stort antal ansökningar om ersättningar från hemförsäkringar. Hela 85 procent av ansökningarna ledde av olika orsaker inte till utbetalning. Ett klart utarbetat formulär hade eventuellt kunnat bidra till att fler fått ut ersättning för skador och förluster?

Uteblivna fördelar kan med andra ord vara en följd av oklart språk. Christopher Balmford arbetade tidigare som jurist men leder numera en konsultbyrå för klarspråk i Australien. Han poängterade att företag ofta visar en omedvetenhet om marknadsföringsvärdet i de dokument som de producerar och jämförde med medvetenheten om värdet hos varumärken. Företag satsar stora summor på logotyp, synlighet och reklam. Samma företag uppmärksammar knappt den negativa varumärkesröst (eng. voice of brand) som förmedlas i formella, opersonliga och krångliga texter. Ändå bidrar texterna till formandet av organisationernas varumärken, och budskapet förmedlas varje gång deras texter blir lästa. Inte sällan ingår texterna i underlaget för till exempel köpbeslut. Då handlar dåliga texter alltså inte bara om utebliven reklam utan om direkt dålig reklam för organisationerna och deras produkter.

Martin Cutts, forskningsledare på Plain Language Commission i Storbritannien, spelade på en något överraskande aspekt på relationen mellan klarspråk och pengar. Med ett lika dråpligt som humoristiskt exempel från en engelsk stad visade han att oklar information tvärtom kan inbringa pengar. En otydligt placerad och formulerad parkeringsskylt hade gett staden en ansenlig inkomst i form av parkeringsböter. När staden på uppmaning av upprörda bilister uppmanades göra informationen synligare och klarare minskade inkomsterna från parkeringsböterna på gatuavsnittet med uppskattningsvis 18 000 pund per år.

Klarspråk räddar liv
Sue Owen gav i sin tur exempel på att klarspråk under särskilda förhållanden handlar om liv och död. Hon är programansvarig på ett företag i Australien som har specialiserat sig på klarspråk för privata organisationer och myndigheter. Hon jämförde myndigheternas förmåga att informera den australiensiska allmänheten i samband med de omfattande bränderna 2009 och översvämningarna 2011. Eftersom budskapet skulle nå mottagarna under extrem stress var det synnerligen viktigt att kunna klargöra situationens allvar. Under de svåra bränderna lyckades de ansvariga inte särskilt väl med att använda ett sådant språk och en sådan form att invånarna i de drabbade områdena förstod omfattningen och allvaret. Inte ens de skilda räddningsmanskapen lyckades alltid kommunicera med varandra. Däremot lyckades myndigheterna bättre 2011, nämligen att på ett begripligt sätt informera de berörda om var översvämningarna var ett verkligt hot, när faran förväntades, hur allvarligt hotet var och vad invånarna i områdena skulle vidta för åtgärder.

Föredragshållarna och konferensdeltagarna var eniga om förtjänsterna med ett klart och tydligt språk. Därför orsakade Ruben Brunsveld en del höjda ögonbryn när han gick tvärtemot huvudströmmen i sitt föredrag och hävdade att klarspråk inte alltid är en styrka. Ruben Brunsveld driver ett institut i Stockholm som undervisar i interkulturell kommunikation och förhandlingsteknik. Och en mångkulturell bakgrund och ett förflutet som EU-diplomat visade sig förklara den avvikande ståndpunkten. En diplomat kan lika lite som en pokerspelare redovisa alla sina kort, menade Ruben Brunsveld. Det måste finnas utrymme för flexibla överenskommelser där parterna kommer varandra till mötes. I en del kulturer är klarspråk heller ingen trumf på hand eftersom till exempel ett nekande svar på en direkt fråga kan vara ett omöjligt svarsalternativ.

Även om ändamålet är gott och viljan god saknas emellertid inte utmaningar. En typ av utmaning som Sture Allén nämnde i sitt öppningstal är när innehållet är svårt i sig. Kravet på ett klart språk får ju inte leda till ett förenklat innehåll. Sally McBeth visade i sin presentation att man i alla fall kunnat göra mycket för att förbättra formulären för ansökan om studielån, trots att det till en del var innehållet som var svårt. Det gällde framför allt att fokusera, strukturera och formulera innehållet så att användarnas perspektiv beaktades.

Att mottagaranpassa handlar delvis också om valet av språk. Till exempel datortillverkare kan, enligt Sture Allén, behöva påminnas om nödvändigheten att respektera användarnas språk – människan är inte till för datorn, utan tvärtom. Skrivs manualerna enbart på engelska är det därför ett tillkortakommande. I en mångspråkig värld möts tyvärr inte alltid resurser och behov. Rickard Domeij, språkvårdare på Språkrådet, talade om myndigheters webbinformation. Det finns visserligen en klar vilja på de svenska myndigheterna att erbjuda information på flera språk. I genomförandet finns trots det stora skillnader, som ofta beror på personresurserna, det vill säga vilka språk personalen på en viss myndighet behärskar. För att ge myndigheterna vägledning har man nyligen utarbetat råd för översättning. Att ta fram information på begriplig svenska är första steget. Därefter behövs en målgruppsanalys: Vem vill myndigheten nå? Hur ser verkligheten ut där mottagarna finns?

Den andra utmaningen blir att åstadkomma goda översättningar för att möta kraven på parallellspråkighet. Eller som Bruce Corsino, språkkonsult för internationella organisationer, formulerade utmaningen: ”multilingualism via not vs plain language”. Kombinationen mångspråkighet och klarspråk ska inte vara ett val mellan dem, påpekade Bruce Corsino, även om mångspråkighet oftare är ett explicit mål medan klarspråk är mera implicit. Ett tungt vägande argument för klarspråk i mångspråkiga organisationer kan då vara att klarspråk i originalet innebär mindre arbete, bättre kvalitet och hög­re samstämmighet mellan förlagans och översättningens innehåll.

Alltså bidrar klarspråk på många sätt till att spara tid, pengar och liv, vilket samtidigt är mottot för föreningen Plain.


www.plain2011.com

Sonja Vidjeskog
Skribenten är lektor i svenska vid Åbo Akademi och vice ordförande i Svenska språknämnden i Finland.