Kan man lära gamla byråkrater skriva?
1/1996

Eivor Sommardahl

Kan man lära gamla byråkrater skriva?

På många håll vill myndigheterna lära sig att skriva enklare och mindre byråkratiskt och intresset för klarspråkskurser ökar. Specialforskaren Eivor Sommardahl berättar här om klarspråksprojekt i Finland och Sverige och arbetet med att göra språket enklare och begripligare för alla.

Myndighetsspråket har diskuterats flitigt på många håll i världen under de senaste trettio åren. Bland annat har man inom den anglosaxiska världen satsat stort på ett begripligare språk inom myndigheterna. Språkexperter och jurister har hållit kurser och föredrag och drivit kampanjer för att lära folk skriva klart och begripligt. Plain English-kampanjer har pågått, och pågår också i dag, i England, Australien, Kanada och USA. Syftet med detta språkarbete är att åstadkomma tydliga och begripliga myndighetstexter som fungerar i sitt sammanhang och är begripliga för alla. Att man har kunnat påvisa att klarspråk ger myndigheterna ekonomisk vinst har bidragit till att kampanjerna har lyckats väl på många håll.

Klarspråk i Sverige

I Sverige har man också jobbat aktivt med klarspråk under många decennier. Den senaste stora satsningen var ett språkvårdsprojekt som genomfördes mellan åren 1989 och 1992. I det projektet, som svenska staten satsade flera miljoner kronor på, deltog fyra olika myndigheter, bl.a. Riksskatteverkets  exekutionsavdelning. Erfarenheterna av projektet var mycket goda.

Rapporten Visst går det att förändra myndighetsspråket, som utkom i anslutning till språkvårdsprojektet, visar att myndigheternas texter blir begripliga när tjänstemännen lär sig att aktivt tänka på och ta hänsyn till läsaren. Att ta hänsyn till läsaren innebär bl.a. att man väljer mottagarens perspektiv och inte myndighetens, dvs. att man lyfter fram de fakta som läsaren behöver och använder ett språk som läsaren förstår. Det handlar helt enkelt om att läsarens intressen och behov går före myndighetens interna behov.

Pilotprojekt på två kommuner

Uppmuntrade av rapporten från det svenska myndighetsprojektet startade Finlands Kommunförbund tillsammans med Forskningscentralen för de inhemska språken ett pilotprojekt på två kommuner, Sibbo och Korsholm. Syftet med vårt klarspråksprojekt var att samla erfarenheter av hur man skriver på de  finlandssvenska kommunerna och pejla de kommunalanställdas attityder till skrivande. Under projektets gång dök självfallet också många frågor kring begriplighet och språkriktighet upp.

Klarspråksprojektet visade tydligt att det fanns ett stort intresse för  skrivfrågor på kommunerna.  De flesta skribenter var mycket ivriga att få sina texter kommenterade och få tips om vad de skulle göra för att skriva enklare och mindre byråkratiskt. Många konstaterade också att de aldrig tidigare hade fått  kommentarer på sina texter eller på sitt språk. Däremot hade de flesta som nyanställda uppmanats att plocka fram gamla handlingar och ha dem som modell för sitt skrivande. På så sätt hade alla ofrivilligt bidragit till att föra de ålderdomliga och stela skrivvanorna vidare.

Gemensam satsning ger resultat

Det finlandssvenska klarspråksprojektet resulterade också i kontakter med bl.a. Nacka kommun, där man redan i flera års tid har jobbat med begripligheten i de kommunala texterna. Målet i Nacka har varit att göra protokollen mer överskådliga och läsarvänliga. Som ett led i det här arbetet har man gått in för att placera beslutet först i protokollet, eftersom läsaren vinner på en sådan disposition. Dessutom har man jobbat mycket med att skriva informativa rubriker och mellanrubriker. Allmänhetens reaktioner på de omarbetade protokollen har varit odelat positiva.

En viktig förutsättning för att projektet i Nacka lyckades var att kommunens högsta ledning, i det här fallet förvaltningschefen, visade intresse för skrivfrågor. Utan hans stöd hade hela projektet gått om intet. Samma argumentering – att den högsta ledningen måste stödja idén och jobba för den – gäller allt arbete med att ändra på skrivvanorna på en myndighet. Om inte byråkraternas chefer vill satsa på nya skrivvanor går det inte heller att lära byråkraterna skriva.

Mallbrev inte alltid bästa lösningen

I klarspråkssammanhang talas det mycket om att utveckla nya mallar för skivandet. Färdiga mallbrev är däremot inte alltid den bästa lösningen. Klarspråksgruppens informationsblad Klarspråksbulletinen berättar bl.a. att Försäkringskassan i Västerås gått in för att rensa bland de färdiga mallarna och i stället lära sina anställda att skriva egna brev. På Försäkringskassan har man nämligen konstaterat att språket och tonen i de gamla mallbreven måste ses över för att motsvara dagens krav. Genom att dels slopa och omarbeta mallbrev och dels ge personalen utbildning i att skriva själv har Försäkringskassan lyckats frångå de byråkratiska skrivvanorna. Breven har blivit mer tillmötesgående och t.ex. typiskt tekniska ord och andra svåra ord har ersatts av ord som är lätta att förstå.  För att personalen också i framtiden skall känna sig motiverad att skriva klart och begripligt har man bl.a. planer på att starta en  egen språkvårdsgrupp.

Hövlighet viktigare än kommatecken

Också på finskt håll har intresset för att skriva enklare texter vuxit under de senaste åren. Det här märks bl.a. på en ökad efterfrågan på klarspråkskurser. Tidigare var myndigheter främst intresserade av kurser om skrivregler och språkriktighet. I dag beställer myndigheterna däremot ofta kurser där man främst vill diskutera strategier för ett hövligt språkbruk, läsarvänliga texter, dispositioner som lyfter fram kärnan i budskapet etc. På språkvårdarhåll ses detta som ett välkommet tecken på att myndigheterna önskar skriva enklare och tänka mer på mottagaren. På många håll har man redan lyckats modernisera och förenkla sina texter.

Nya skrivvanor behövs

Erfarenheterna har visat att om språkarbetet på en myndighet skall lyckas måste det planeras väl och alla inblandade vara överens om att det faktiskt lönar sig att skriva klart och läsarvänligt. För att förändringarna skall bli bestående krävs mycket mer än enstaka punktinsatser. I stället måste man satsa på skräddarsydda kurser och seminarier, nya skrivmallar, regelbundna diskussioner kring språkfrågor, språkverktyg i datorerna, skrivhandböcker etc. Viktigt är också att man regelbundet följer upp det språkarbete som redan har gjorts.

Byråkrater kan med andra ord lära sig att skriva begripligt bara de vågar bryta mot den gamla språkkulturen på myndigheten. De facto har ju majoriteten av dessa byråkrater lärt sig att skriva krångligt på sin egen arbetsplats – innan de började på myndigheten skrev de troligtvis helt begripligt.

Genom att ta initiativ till kurser och seminarier i klarspråk och skrivteknik kan byråkraterna själva bidra till begripliga texter. Språkarbete kräver visserligen mycket tid men ger också utdelning. En vacker dag inser byråkraten förhoppningsvis att det faktiskt inte alls är svårare att skriva enkelt än det är att skriva krångligt.

Eivor Sommardahl